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档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取，数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于干部人事、财务综合等各种档案管理。存取档案方便快捷，在设计上充分利用空间，能够在占地面积小的情况下充分利用现有的空间高度，节约占地面积。全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、阳光等侵害，提供了双锁安全设置，防止未授权存取。支架与柜壳一体化制成，更加坚固，承载能力强。具有保密权限功能，密码正确方可进入存取档案操作。存储空间可自动进行优化。可节省档案存取时间。操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与中心的MRP、ERP系统进行无缝集成。
智能档案柜可广泛用于部队、政府、医院、银行、公检法系统、金融机构、院校、图书馆、档案馆、研究所、设计所、海关、企业和事业单位等。以上领域每天都会产生海量数据，并且将这些数据放入磁带、档案或纸张等存储介质中。这样会造成大量存储介质的产生。而传统的管理方法，就是将存储介质存放在简单的铁皮柜中，依靠专门的人员进行管理。而且随着数据量的增加，就会造成人力成本大大提高，工作效率低下等情况。而智能档案柜就可以解决以上所遇到的全部问题，并且还能够提高息化建设的效率，明显增加实际利益。智能档案存储柜通过软件进行档案的查找、借阅和归还等操作，并可以进行智能定位，方便管理者查找和管理，节省管理成本，提高工作效率。
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